Naar aanleiding van de invoering van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) per 1 juli 2021 voert het bestuur van Tennisvereniging “T.C.L.E.”, gevestigd te Eygelshoven, het onderstaande bestuursreglement in om te voldoen aan deze nieuwe wetgeving.

Na bestuurlijke besluitvorming en goedkeuring in de algemene ledenvergadering zullen de onderstaande uitgangspunten uit het bestuursreglement binnen een termijn van vijf jaar in de statuten van de vereniging worden opgenomen. Dit vereist een notariële aanpassing van de statuten.

Om te voldoen aan deze nieuwe wetgeving wordt het functioneren in doen en laten van het bestuur verder explicieter vastgelegd op verschillende onderdelen. Op deze wijze kan er een interne controle binnen de vereniging plaatshebben op het functioneren van het bestuur. De leden moeten immers zicht kunnen hebben op de uitvoering door het bestuur van verenigingszaken, zodat het bestuur tot verantwoording kan worden geroepen. Bestuursleden onderling zullen elkaar moeten kunnen controleren omdat ieder bestuurslid hoofdelijk aansprakelijk is, ook als het zaken betreft buiten het eigen aandachtsgebied.

Op de navolgende hoofdonderdelen worden de uitgangspunten vastgelegd.

1. Goed Bestuur.

De bestuursleden van verenigingen moeten bij het vervullen van hun taak volgens de WBTR de belangen van de vereniging vooropstellen. Dat betekent dat ieder bestuurslid samen met de medebestuurders verantwoordelijk is voor de algemene en dagelijkse leiding, het functioneren en de resultaten van de vereniging.

• Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
• Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen.
• Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een jaarrekening.
• Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven een bedrag van € 1.000, –. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.
• Voor uitgaven boven € 5.000, — dienen minimaal twee offertes bij verschillende leveranciers opgevraagd te worden. De offertes dienen vervolgens met het bestuur besproken te worden. Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging nodig, zodat achteraf altijd duidelijkheid is welke afspraken zijn gemaakt.
• Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid door vastlegging van goede procedures en afspraken. Wij hebben jaarlijks minimaal zes bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De besluiten worden bewaard en inzichtelijk gemaakt aan de leden.

2. Aansprakelijkheid van bestuursleden.

In eerste instantie is de vereniging als rechtspersoon zelf aanspreekbaar voor het niet nakomen van afspraken of eventuele schade welke is ontstaan bij derden en is toe te rekenen aan het handelen van de vereniging. Het bestuur neemt besluiten en vertegenwoordigt de vereniging intern en naar buiten (extern).

De bestuurder(s) (en bestuursleden individueel) kunnen gezamenlijk en/of individueel aansprakelijk zijn voor het niet nakomen van afspraken die uit naam van de vereniging zijn gemaakt.

Binnen onze vereniging maken wij de volgende afspraken:

1. Voor huidige bestuursleden:

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

• Wij blijven bij het uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden.
• Wij handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.
• Wij houden ons aan de afspraken zoals neergelegd in stap 1 met betrekking tot “Goed bestuur”.
• Wij bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging.
• Wij voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang.
• Wij voldoen aan de administratieplichten.
• Wij gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen.
• Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
• Wij zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.

1. Voor nieuwe bestuursleden:

 

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

• De financiële toestand van de vereniging.
• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
• De (onderlinge) werkafspraken.
• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.

 

1. Voor aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

• Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
• Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
• Vastlegging van de afspraken.

 

3. Tegenstrijdig belang.

Als er besluiten moeten worden genomen, waarbij sprake kan zijn van tegenstrijdig belang zal steeds het belang van de vereniging voorop staan.
Dit speelt als een bestuurder een direct of indirect persoonlijk belang heeft bij een bepaalde bestuurlijke beslissing. Hier wordt integer handelen als bestuurder geëist.

• Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden. Deze melding wordt in de notulen van de bestuursvergadering opgenomen.
• Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
• Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
• Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.

 

4. Afwezigheid van een of meer bestuursleden.

 

Indien er sprake is van “belet door een bestuurder”, dan kan deze bestuurder zijn taak als bestuurder tijdelijk niet uitvoeren. De bestuurder zal dan niet aanwezig zijn voor verenigingszaken en bestuurlijke taakuitoefening.
De WBTR stelt verplicht om in de statuten te voorzien in een regeling voor gevallen van belet of ontstentenis van alle bestuurders.

• Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
• Bij belet en ontstentenis van één bestuurder zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie.
• Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien.
• Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals is vastgelegd in de statuten.
• Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en een eventueel bestuursreglement.
• Wij leggen de procedure vast in de statuten of het bestuursreglement.

 

5. Meervoudig stemrecht.

 

In de statuten van de vereniging is geen meervoudig stemrecht vastgelegd met betrekking tot het stemrecht van de bestuursleden. De bestuursleden hebben één stemrecht.

Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.

 Wij hebben alleen bestuursleden en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).

 

Bindende voordracht van bestuurders

 

In de statuten van de vereniging is in artikel 13 (Bestuur) vastgelegd dat de benoeming van bestuursleden geschiedt uit een of meer bindende voordrachten. Bindende voordracht betekent dat de voordracht van de kandidaat bestuurder gelijk als de benoeming geldt indien er geen andere kandidaten worden voorgedragen.

Wat betreft het bindend karakter van de voordracht kan deze worden ontnomen volgens artikel 13, lid 3.

De benoeming van een bestuurslid vindt plaats op de Algemene Ledenvergadering.

8. Raadgevende stem.

 

De WBTR verplicht verenigingen om bestuurders een raadgevende stem te geven in de ALV. Een raadgevende stem houdt in dat een bestuurder de gelegenheid heeft of krijgt bij een algemene ledenvergadering (ALV) een advies te geven aan de leden. Of om inhoudelijk te reageren op een voorgesteld besluit aan de leden.

• Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.

 

9. Interne borging en statuten.

 

De afsluitende stap is dat de afspraken van dit bestuursreglement binnen de vereniging worden geborgd, en binnen een termijn van vijf jaar in de statuten van de vereniging worden opgenomen.

In de wet staat dat bij de eerstvolgende statutenwijziging na 1 juli 2021 de statuten volledig moeten voldoen aan de WBTR. Bij deze statutaire aanpassing zal bijzondere aandacht uitgaan naar de hierna genoemde onderwerpen:

• Ten aanzien van de verplichting tot het opnemen van een belet- en ontstentenisregeling voor de afwezigheid van alle bestuurders en commissarissen geldt dat deze dient te worden opgenomen in de statuten bij de eerstvolgende statutenwijziging na 1 juli 2021.
• Ten aanzien van het verbod op meervoudig stemrecht geldt eveneens dat dit dient te worden opgenomen in de statuten als de WBTR in werking is getreden. Bepalingen in de statuten die in strijd zijn met dit verbod, gelden niet meer na 1 juli 2026.
• Ten aanzien van tegenstrijdig belang geldt dat ‘oude bepalingen’ zoals deze in de statuten kunnen staan en in strijd zijn met de WBTR, per direct niet meer gelden. Vanaf 1 juli 2021 treedt de WBTR daarvoor in de plaats.